HR-Assistenz: ein Beruf mit Zukunft

Wenn die Lohnabrechnung pünktlich kommt, das Onboarding gut vorbereitet ist und am letzten Arbeitstag ein faires Zeugnis vorliegt, steckt die Arbeit von HR-Assistent*innen dahinter. Sie sind zentrale Anlaufstelle, Organisationstalent und Vertrauensperson zugleich. In einer sich wandelnden Arbeitswelt geprägt von Digitalisierung wird ihre Rolle nicht kleiner, sondern bedeutungsvoller.

HR-Assistent*innen sind weit mehr als Verwaltungsprofis. Sie begleiten Mitarbeitende durch den gesamten Personalzyklus – vom Bewerbungsprozess über das Onboarding bis zur Weiterbildung. Sie sind erste Ansprechpersonen bei Fragen zur Lohnabrechnung, zum Arbeitsvertrag oder zu Ferien und gleichzeitig organisatorische Stützen für HR-Projekte und Führungskräfte.

«Personalarbeit ist eine wichtige Aufgabe als Drehscheibe zwischen verschiedenen Stakeholdern», betont Nicole Messi, HR-Expertin und Dozentin. Entscheidend sei dabei, nicht nur Abläufe zu kennen, sondern deren Wirkung zu verstehen: «Es braucht vernetztes Wissen und teilweise gar strategischen Sachverstand, um die Folgen des eigenen Handelns abzuschätzen und in bereichsübergreifenden Entscheidungen mitzudenken.»

Künstliche Intelligenz: wertvolle Unterstützung …

Der Einsatz von KI gehört im Human Resources Management längst zum Alltag, insbesondere bei Routinearbeiten und administrativen Tätigkeiten. So hilft die KI beim Erstellen von Verträgen, beim Formulieren von Zeugnissen oder beim Abgleich von Anforderungs- mit Bewerbendenprofilen. Sie kann sogar massgeschneiderte Laufbahnen konzipieren und bedarfsgerechte Lernpfade generieren. Aber auch in der Datenanalyse erleichtert KI die Arbeit, beispielsweise beim Berechnen von Fluktuationsrisiken oder bei der Auswertung von Mitarbeitendenumfragen. 

Wer in der HR-Assistenz arbeiten will, braucht deshalb ein gutes Verständnis dafür, wie KI-Systeme im Unternehmensalltag funktionieren, und muss diese auch anwenden können. «Und damit KI in der Praxis tatsächlich Mehrwert bietet und nicht neue Risiken generiert, sind unter anderem rechtliche und organisatorische Kompetenzen unabdingbar», sagt Nicole Messi. Aus diesem Grund hat das IBAW ein Kursangebot zur Integration von KI im HR-Bereich entwickelt (In der D-CH in Planung). Darin erfahren Teilnehmende mehr über die ethischen und rechtlichen Grundlagen und lernen, wie sie mit KI die HR-Prozesse verbessern und effizienter gestalten können. 

… aber kein Ersatz für HR-Assistent*innen

Durch KI wird die Rolle HR-Assistenz noch vielseitiger und keinesfalls überflüssig. Nicole Messi betont, dass fundierte Personalarbeit gerade in Zeiten von Automatisierung und KI unverzichtbar bleibt. «Wenn wir KI für bestimmte Aufgaben einsetzen, ist es umso wichtiger, dass wir die Abläufe und Hintergründe verstehen», führt sie aus. Ein übergreifendes und vernetztes Fachwissen und methodische Kompetenzen seien unverzichtbarer denn je. Für das Verfassen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses etwa braucht es weiterhin rechtliches Know-how, Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit, in Gesprächen mit Vorgesetzten und Mitarbeitenden sachlich zu argumentieren. Im HR-Bereich sind Empathie, soziale Kompetenzen und starke Kommunikationsfähigkeiten unabdingbar – und die bringt keine Maschine mit. 

Vielfältige Perspektiven

Die Weiterbildung zur HR-Assistenz stellt eine ausgezeichnete Möglichkeit für den Einstieg ins Human Resources Management dar. Sie umfasst alle wichtigen Themen und bietet damit Personen, die an einer künftigen Aufgabe oder einer höheren Funktion im HR interessiert sind, eine solide Basis. Wer sich im HR-Bereich weiterbilden will, dem ermöglicht das Schweizer Bildungssystem vielfältige Optionen (HR-Zertifikat, HR-Fachleute, HR-Leitende).

«Die rasante Entwicklung des Wissens und der Gesellschaft bedingt eine kontinuierliche Weiterentwicklung, sowohl persönlich als auch fachlich», sagt Nicole Messi. «Ich habe aber in meiner beruflichen Praxis ausnahmslos erlebt, dass sich das lohnt, denn es warten spannende und anspruchsvolle Aufgaben auf uns HR-Leute.» 

Weiterbildung mit Aktualitätsbezug

Die Ausbildung zur HR-Assistenz trägt auch den aktuellen Entwicklungen wie Digitalisierung oder Fachkräftemangel Rechnung. Lehrmittel werden laufend auf Aktualität geprüft und wichtige Themen wie KI, agile Arbeitsformen oder Datenschutz werden integriert. Die Tatsache, dass alle Dozierenden im aktiven Berufsleben stehen, garantiert zudem einen hohen Praxisbezug. So fliessen aktuelle Herausforderungen und Best Practices automatisch in den Unterricht ein.

Wer sich kontinuierlich weiterbildet – etwa in KI-Anwendungen, Datenanalyse oder agilem Arbeiten –, findet in der HR-Assistenz nicht nur eine hohe Jobsicherheit, sondern vor allem eine sinnstiftende Aufgabe: Menschen in ihrem Arbeitsleben zu begleiten, Prozesse zu optimieren und die Unternehmenskultur nachhaltig zu prägen.