Auf den Punkt gebracht:
Zeitmanagement-Methoden

Was ist eigentlich ...? In unserer Serie «Auf den Punkt gebracht» erklären wir Begriffe aus der Arbeitswelt. Dieses Mal: Zeitmanagement-Methoden, die bei der Prüfungsvorbereitung helfen können.

Egal, ob beim Lernen, der Prüfungsvorbereitung, beim Arbeiten oder in der Freizeit: Zeitmanagement kann herausfordernd sein. Soll ich Aufgaben in Intervallen erledigen, nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einteilen oder nach einem spezifischen Ablauf in Angriff nehmen? Die Antwort: Wählen Sie die Art und Weise, die am besten zu Ihnen passt. Wir stellen drei Zeitmanagement-Methoden vor, die Ihr Leben erleichtern werden.

Pomodoro-Methode

Bei der Pomodoro-Methode teilen Sie Ihre Aufgaben in 25-Minuten-Intervalle ein. Diese nennt man «Pomodoros». Nach jedem Pomodoro erfolgt eine Pause von fünf Minuten. Nach vier Pomodoros unterbrechen Sie die Arbeit für 20 bis 30 Minuten.

Warum diese Technik Sinn macht? Die menschliche Konzentrationsfähigkeit ist begrenzt. Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in kleinere, überschaubare Einheiten, können Sie die Konzentration über einen längeren Zeitpunkt aufrechterhalten.

So funktioniert die Pomodoro-Technik:

1. Wählen Sie eine einzelne Aufgabe aus.
2. Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten.
3. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, bis der Timer klingelt.
4. Markieren Sie die Aufgabe als erledigt.
5. Machen Sie eine kurze Pause von fünf Minuten.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis die ganze Aufgabe erledigt ist.

Die Vor- und Nachteile

Konzentrieren Sie sich 25 Minuten lang voll auf eine Aufgabe, sind Sie weniger abgelenkt. Dadurch sind Sie produktiver, was sich wiederum positiv auf Ihre Motivation auswirkt. Planen und organisieren fallen Ihnen ebenfalls leichter. Das Problem der Pomodoro-Technik: 25 Minuten können für einige Aufgaben zu kurz sein. Die Methode durchzuziehen ist ebenfalls nicht immer ganz einfach – besonders dann, wenn man sich allgemein schnell ablenken lässt.

Funfact: Der Name «Pomodoro» stammt von der Küchenuhr in Tomatenform, die der Erfinder dieser Methode, Francesco Cirillo, bei seinen ersten Versuchen verwendete.

Eisenhower-Methode

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower sagte einst: «Die wichtigen Dinge sind selten dringend und die dringenden Dinge sind selten wichtig.» Auf dieser Idee beruht die Eisenhower-Methode. Bei dieser Technik werden die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. Das Vorgehen: Sie erledigen die wichtigsten und dringendsten Dinge zuerst und sortieren unwichtige und nicht dringende Sachen schliesslich aus.

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix:

• A-Aufgaben: Wichtig und dringend. Aufgaben, die einen wichtigen Termin erfordern und bei Nicht-Erledigung negative Folgen haben.
• B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend. Aufgaben, die relevant sind, aber auch später erledigt werden können.
• C-Aufgaben: Nicht wichtig, aber dringend. Aufgaben, die delegiert oder eliminiert werden können.
• D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend. Aufgaben, die einfach eliminiert werden können.

So funktioniert die Eisenhower-Technik

1. Schreiben Sie alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, auf eine Liste.
2. Teilen Sie jede Aufgabe nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ein.
3. Priorisieren und erledigen Sie Ihre Aufgaben nach den vier Quadranten.
4. Delegieren Sie die C-Aufgaben oder verschieben Sie sie auf später.
5. Verwerfen Sie die D-Aufgaben.

Die Vor- und Nachteile

Indem Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, reduzieren Sie Stress und Überforderung. Das verbessert Ihre Produktivität. Die Herausforderung der Eisenhower-Methode ist, die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben richtig zu beurteilen. Ausserdem kann die Priorisierung viel Zeit in Anspruch nehmen. Tipp: Seien Sie ehrlich zu sich selbst beim Bewerten der Aufgaben und setzen Sie sichrealistische Deadlines.

Getting Things Done

Das Ziel von Getting Things Done ist es, die Produktivität und das persönliche Wohlbefinden zu steigern. Die Zeitmanagement-Methode umfasst die fünf Schritte: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen.

Im Detail bedeutet das:

1. Sammeln
Sie sammeln alle Aufgaben, Ideen und Informationen – egal, wie klein und unbedeutend sie sind. Also alles von Notizen über E-Mails bis hin zu konkreten Aufgaben. Damit Sie später die Wichtigkeit der Arbeiten bestimmen können.

2. Verarbeiten
Verarbeiten Sie jede Aufgabe, indem Sie entscheiden, ob sie wichtig, dringend oder beides ist. So können Sie feststellen, was Sie tun müssen, um diese zu erledigen und wann Sie damit fertig werden sollten.

3. Organisieren
Arbeit, Privat, Haus: Ordnen Sie die Aufgaben nach Kategorien und Projekten ein. So können Sie sie leichter angehen.

4. Durchsehen
Überprüfen Sie die Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind. Fügen Sie neue Aufgaben und Informationen hinzu und löschen Sie solche, die nicht mehr relevant sind.

5. Erledigen
Nun heisst es Aufgaben selbst erledigen oder delegieren. Dazu gehört, festzulegen, wann und wie die Arbeit gemacht werden soll, um sie schliesslich nach erfolgreicher Beendung als erledigt zu markieren.

Die Vor- und Nachteile

Die Getting-Things-Done-Methode steigert die eigene Produktivität und reduziert Stress. Sie schafft eine höhere Fokussierung, eine bessere Organisation und mehr Klarheit. Die Herausforderung: Diese Technik kann zeitaufwändig sein – unter anderem, weil es eine Weile dauert, sich zu organisieren. Die gute Nachricht: Diese Methode ist für alle und alles geeignet.